تعریف مذاکره چیست؟

مذاکره بحثی است استراتژیک با هدف یافتن راهی برای حل مساله ای مشخص به روشی که برای هر دو طرف آن قابل قبول باشد. طی یک مذاکره دو طرف سعی می کنند تا طرف دیگر را ترغیب کنند که با دیدگاه آنها موافقت کند. زمانی که افراد وارد مذاکره می شوند در اصل تلاش می کنند تا از بحث و درگیری جلوگیری کنند و بتوانند بر سر موضوع مورد بحث با یکدیگر سازش نمایند.

در اصل می توان گفت که در مذاکرات نوعی داد و ستد وجود دارد. یعنی یکی از طرفین در صدر مذاکرات قرار می گیرد و طرف مقابل در قبال دریافت امتیازاتی با خواسته های آن موافقت می کند. طرفین مذاکرات می توانند تغییر کنند. برای مثال ممکن است یک مذاکره میان خریدار و فروشنده صورت بگیرد اما مذاکره دیگر میان کارفرما و کارمند شکل بگیرد. گاهی نیز مذاکرات در سطح دولتی و میان دو یا چند کشور اتفاق می افتد.

مذاکره چیست

مذاکرات چگونه شکل می گیرند؟

مذاکرات متشکل از دو یا چند طرف مستقل است که برای رسیدن به یک هدف نهایی از طریق مصالحه یا ارائه قطعنامه ای که مورد قبول همگان است گرد هم جمع می شوند. طی آن یکی از طرفین مواضع خود را مطرح می کند و طرف دیگر ممکن است شرایط عنوان شده را بپذیرد یا آن را رد کند. این روند تا زمان شکل گیری یک توافق میان طرفین و ارائه یک قطعنامه مشترک ادامه خواهد داشت.

شرکت کنندگان باید قبل از مذاکره تا حد امکان درباره مواضع طرف مقابل خود اطلاعات کسب کنند. این اطلاعات شامل نقاط قوت و ضعف طرف مقابل می باشد. همچنین باید برای دفاع از مواضع خود و پاسخ های احتمالی طرف مقابل نیز آمادگی لازم را پیدا کنند.

مدت زمان مذاکرات نیز به موقعیت بستگی دارد. مذاکرات می توانند از چند دقیقه تا چندین روز برای موقعیت های پیچیده زمان ببرند. به عنوان مثال، یک خریدار و فروشنده ممکن است برای معامله کردن یک ماشین بین چند دقیقه تا چند ساعت با یکدیگر مذاکره کنند. اما مذاکره میان دولت های دو یا چند کشور ممکن است ماه ها یا سال ها زمان ببرد تا توافقی حاصل شود.

اهمیت مذاکره

تکنولوژی در تجارت جهانی امروز به سرعت در حال پیشرفت است. با این وجود برخی چیزها همواره ثابت خواهند بود. هنر مذاکره به اندازه داشتن مهارت در کسب و کار مهم است و هیچ وقت نیاز به آن از بین نمی رود. اما سوال اینجاست که چرا واقعا هنر مذاکره مهم است؟ داشتن مهارت مذاکره قوی می تواند میان یک مصالحه موثر و یک ضرر عظیم تفاوت ایجاد کند. به همین دلیل است داشتن مهارت مذاکره برای موفقیت در تجارت از اهمیت بالایی برخوردار است و می تواند موفقیت شما را سبب شود. اما مهارت های مهم در مذاکره چیست و چرا داشتن این مهارت ها از اهمیت بالایی برخوردار است؟

  • داشتن اعتماد به نفس
  • یکی از مهارت های بسیار مهم مذاکره این است که شما بدانید چه زمانی باید حرف بزنید
  • در مذاکرات خود رفتار عادلانه ای داشته باشید
  • داشتن مهارت ارتباط با افراد نیز امری بسیار مهم به شمار می رود

7 عنصر مهم مذاکره

عناصر مذاکره

اکثر انسان ها، استعداد مذاکره خدادادی ندارند. اما خبر خوب این است که تحقیقات نشان می دهند که افراد می توانند به شکل قابل توجهی این مهارت را با آموزش، آماده شدن و تمرین در خودشان بهبود بخشند. اعضای پروژه مذاکره “هاروراد” چارچوبی را برای کمک به افراد به منظور آماده شدن موثر برای داشتن مذاکرت بهتر تهیه نموده اند. این چارچوب 7 مورد از اصلی ترین مهارت های لازم برای شناخت اهداف، آماده شدن برای پیشامدها و استفاده از فرصت ها در مذاکره را به شکلی موثر معرفی کرده اند. تمامی این موارد در کتاب “راهنمای حل اختلافات” پاتون معرفی شده اند. این هفت عنصر عبارتند از:

  1. علایق
  2. مشروعیت
  3. روابط
  4. گزینه های جایگزین و BATNA
  5. گزینه ها
  6. تعهدات
  7. ارتباطات

5 مرحله اصلی در فرآیند مذاکره

می توان روند مذاکره میان گروه ها و سازمان های مختلف را در 5 گام بررسی نمود. در سازمان های ساختار یافته امروزی که شرایط کاری شکل متفاوتی یافته است، داشتن مهارت مذاکره کافی می تواند نقش بسیار موثری را داشته باشد. موضوع اصلی که باید در روند مذاکره همواره به خاطر داشت این است که شما قرار است طی یک داد و ستد به توافقی دست پیدا کنید که برای تمامی طرفین مذاکره سودمند باشد.

این 5 مرحله عبارتند از:

  1. آماده سازی و برنامه ریزی
  2. استفاده از مفهوم Ground Rules
  3. شفاف سازی و توجیه طرف مقابل
  4. انجام معامله و حل مسئله
  5. جمع بندی و اجرای توافق

فاکتورهای کلیدی در مذاکره

زمانی که صحبت از مذاکره می شود برخی از فاکتورهای اصلی به میان خواهند آمد که داشتن آنها می توانند موفقیت شما را سبب شوند. این فاکتورها عبارتند از:

طرفین مقابل چه کسانی هستند و منافع آنها چیست؟ پیشینه افراد درگیر یک مذاکره چیست و این پیشینه چگونه می تواند موقعیت آنها را در بحث پیش رو تحت تاثیر قرار دهد؟ روابط میان طرفین مذاکره با واسطه های آنها به چه شکل است؟ چگونه طرفین با یکدیگر در ارتباط هستند و این روابط چه نقشی در روند مذاکره ایفا می کند؟

چگونه نیازهای طرفین درگیر در مذاکره به منظور رسیدن به یک توافق از طریق مذاکره مورد توجه قرار می گیرد؟ موثرترین راه برای رسیدن به نتایج و نیازهای مورد نظر چیست؟ چگونه طرفین می توانند اطمینان حاصل کنند که خواسته های آنها به شکل درست و کاملی شنیده می شوند؟

آیا گزینه های جایگزینی برای رساندن طرفین به آنچه که در ابتدا به دنبال آن بوده اند، وجود دارد؟ اگر امکان رسیدن به یک توافق مستقیم وجود نداشته باشد، آیا طرفین باید به دنبال نتایج جایگزین باشند؟ چه گزینه هایی ممکنی است آنها را به نتیجه مورد نظر برساند؟ آیا طرفین بخش هایی که امکان عقب نشینی در آنها به نفع طرف دیگر وجود دارد را بیان می کنند؟ آیا خواسته های طرفین مذاکره و وعده هایی که می دهند قانونی است؟ طرفین برای اثبات ادعاهای خود و نشان دادن معتبر بودن مطالباتشان چه مدارکی را ارائه می دهند؟ آنها چگونه می توانند تضمین دهند که توافق حاصل شده را دنبال می کنند؟

طرفین تا چه میزان باید به نتیجه حاصل در مذاکرات متعهد باشند؟ چه خطراتی ممکن است هر یک از دو طرف مذاکره را تهدید کند و مذاکره کنندگان برای رسیدن به نتیجه باید چه کارهایی را انجام دهند؟

تکنیک های مذاکره که هرگز شکست نمی خورند

تکنیک های مذاکره

شما در یک کنفرانس نشسته اید و به چهره طرف مقابل خود خیره شده اید. شما خواسته مشخصی دارید با این حال طرف مقابل خواسته کاملا متفاوتی دارد. در این کنفرانس هیچ یک از طرفین قصد ندارند از مواضع خود کوتاه بیایند. نکته اصلی نیز همین است. مذاکره به هیچ عنوان به این معنا نیست که یا شما به خواسته خود برسید یا طرف مقابل. دقت داشته باشید که این یک موقعیت یا شما یا طرف مقابل نیست. طی یک مذاکره هر دو طرف باید از نتیجه رضایت داشته باشند. برای اینکه بتوانید مذاکره کننده موفقی باشید، در ادامه 13 روش مذاکره را به شما معرفی خواهیم نمود. اگر بتوانید از این روش ها به شکل موثری استفاده نمایید، می توانید مطمئن باشید که هرگز شکست نخواهید خورد.

  1. وظابف خود را انجام دهید
  2. روی احساسات خود برچسب بزنید
  3. یک مقیاس عددی اعمال نمایید
  4. تنها روی «موفقیت» تمرکز نکنید
  5. سوالات باز مطرح نمایید
  6. برای از دست دادن بخشی از خواسته های خود آماده شوید
  7. اطلاعات خود را به اشتراک بگذارید
  8. برای پیاده روی کوتاهی جلسه را ترک کنید
  9. اولین حرکت خود را انجام دهید
  10. کج فهمی ها را مشخص نمایید
  11. مکث کنید
  12. از هوش احساسی خود استفاده کنید
  13. بیانیه خود را به شکلی مختصر بیان نمایید

اصول مذاکره موثر

اصول مذاکره

با بررسی مذاکرات مختلف و نتایجی که هر یک از آنها به دنبال دارند می توان اصولی را تعیین نمود که به موفقیت در یک مذاکره منجر خواهد شد. این اصول عبارتند از:

  1. شما باید بدانید که چه کاری را می خواهید انجام دهید
  2. قبل از شروع مذاکره، یک برنامه برای خود مشخص نمایید
  3. درباره همتای خود مطالعه نمایید و شناخت خوبی از او داشته باشید
  4. سعی کنید دنبال یک نتیجه برد-برد باشید
  5. از مذاکره با خودتان اجتناب کنید
  6. پشت میز مذاکره در برابر طرف غیرقابل اعتماد خود واکنش جدی نشان دهید
  7. به یاد داشته باشید که برای انجام مذاکره یا تجدید آن باید دو طرف در آن مذاکره حاضر باشند

توصیه هایی برای مذاکره بهتر

مهارت های مذاکره

همه افراد مهارت لازم برای رسیدن به موفقیت در مذاکرات را دارا نمی باشند. اما مواردی وجود دارند که شما می توانید برای رسیدن به موقعیتی بهتر آنها را انجام دهید. این موارد عبارتند از:

موقعیت خود را به شکل درستی تحلیل کنید. به هیچ عنوان بدون اینکه بتوانید به موقعیت قبلی خود بازگردید، وارد یک مذاکره نشوید. بهتر است نشان دهید که اطلاعات کافی دارید و در زمینه مورد بحث تحقیقات لازم را داشته اید. این نشان می دهد که شما به معامله ای که قرار است شکل بگیرد متعهد هستید.

خودتان را به جای طرف مقابل بگذارید. اینکه بر مواضع خود پافشاری کنید اصلا ایرادی ندارد. اما همانطور که شما نباید از مرزهای خودتان عبور کنید، به خاطر داشته باشید که طرف دیگر نیز محدویت های خود را دارد. مثلا اگر شما نمی خواهید پول بیشتری برای خرید خانه یا ماشین مورد معامله خرج کنید، شاید طرف مقابل هم محدودیتی درباره قیمت پیشنهاد شده به شما دارد. اینکه سعی کنید از دید طرف دیگر به موضوع نگاه کنید اصلا ایرادی ندارد. حتی اگر پیشنهاد او را هم نپذیرید باز هم می توانید با دید او نیز به این موضوع نگاه کنید.

احساسات خود را کنترل کنید. احساسات شما به راحتی می تواند شما را تحت تاثیر قرار دهد. به ویژه زمانی که بر روی به نتیجه رسیدن مذاکره به شکل جدی سرمایه گذاری کرده اید. به همین دلیل بهترین کاری که می توانید انجام دهید این است که احساسات خود را به شکل کامل کنترل نمایید. بهتر است قبل از شروع مذاکره بدانید که چه زمانی دست از مذاکره بردارید. مشخصا باقی ماندن در مذاکره زمانی که قرار نیست پیش برود، امری بیهوده است.

10 مهارت مذاکره برای موفقیت

مهارت مذاکره برای موفقیت

مهارت های قدرتمند مذاکره را در خودتان پرورش دهید و یک معامله گر و رهبر بهتر و قوی تر شوید. مذاکره کننده ها در حوزه کسب و کار می دانند که موثرترین معامله گران هم در ایجاد ارزش و هم در دستیابی به ارزش، مهارت دارند. 10 مهارت مذاکره زیر به شما کمک می کند تا در مذاکرات کاری تان موفق شوید:

1. بهترین گزینه خود را شناسایی و تجزیه و تحلیل کنید

در هر مذاکره و معامله ای، بهترین منبع قدرت شما توانایی شما برای دور شدن از یک گزینه و انجام معامله دیگر است. پیش از نشستن پشت میز مذاکره، مذاکره کنندگان خردمند و حرفه ای وقت قابل توجهی را صرف شناسایی بهترین گزینه های جایگزین برای توافق نامه می کنند.

2. مذاکره در مورد روند

تصور نکنید که شما هر دو یک تصور نسبت به مساله دارید و در خصوص زمانی که باید ملاقات کنید، کسانی که باید حضور داشته باشد، دستور کار جلسه و غیره، نظراتتان یکی است. در عوض، با دقت در خصوص این جزییات نیز مذاکره کنید. بحث در مورد چنین مسایلی، راه را برای گفتگوهای بسیار متمرکزتر و موفق تر هموار می کند.

3. ایجاد رابطه

تحقیقات نشان می دهد اگرچه مشارکت در بحث و گفتگوهای کوچک همیشه امکان پذیر نیست (به ویژه اگر در یک موقعیت سخت قرار داشته باشید) انجام این کار می تواند مزایای زیادی را برای شما به همراه داشته باشد. شما و همتایتان ممکن است همکاری بیشتری داشته باشید حتی اگر تنها چند دقیقه برای آشنایی با یکدیگر زمان صرف کنید. اگر در حال مذاکره از طریق ایمیل هستید، حتی یک تماس تلفنی مقدماتی مختصر هم ممکن است تغییر ایجاد کند. این یکی از با ارزش ترین مهارت های مذاکره است.

4. فعالانه گوش دهید

گوش دادن در مذاکره

وقتی بحث و مذاکره را شروع کردید، در برابر وسوسه فکر کردن به حرف بعدی تان در حالی که همتای شما در حال صحبت است مقاومت کنید. در عوض به استدلال های او با دقت گوش کنید. سعی کنید احساسات دشوار مانند ناامیدی را در پشت حرف های طرف مقابل تشخیص دهید. نه تنها به احتمال زیاد اطلاعات ارزشمندی به دست می آورید، بلکه طرف مقابل نیز ممکن است مهارت های گوش دادن شما را تقلید کند که این بسیار اتفاق ارزشمندی است.

5. سوالات خوبی بپرسید

شما می توانید با پرسیدن سوالات زیاد اطلاعات قابل قبولی از مذاکرات کسب کنید – سوالاتی که احتمالا می توانند پاسخ های مفیدی بدست آورند. از پرسیدن سوالات “بله یا خیر” و سوالات جهت دار مانند “آیا فکر نمی کنید این موضوع یک ایده عالی است؟” جلوگیری کنید. در عوض، سوالات خنثی بپرسید که پاسخ های جامعی را به شما می دهند. مانند “آیا می توانید در مورد چالش هایی که در فصل اخیر با آن روبرو هستید توضیح دهید؟”

6. به دنبال معاملات هوشمند باشید

تعامل در مذاکره

در یک مذاکره معمولی، هر دو طرف اغلب درگیر امتیازات و مطالبات مربوط به موضوع واحد مانند قیمت هستند. اما در مذاکرات یکپارچه می توانید از تمرکز بر چندین موضوع سود کسب کنید تا هر دو طرف از آنچه می خواهند بیشتر کسب کنند. به طور خاص سعی کنید مواردی که همتای شما به آن عمیقا اهمیت می دهد اما برای شما اهمیت کمی دارد را پیدا کنید. سپس در ازای دریافت امتیاز از طرف مقابل در موضوعی که برای شما بسیار ارزشمند است، به او امتیاز دهید.

7. به امکان سوگیری های غلط آگاه باشید

تحقیقات گسترده نشان می دهد که اولین اعداد ذکر شده در مذاکره، هرچند بدون محاسبه دقیق باشد، تاثیر قدرتمندی در مذاکرات بعدی می گذارد. برای جلوگیری از قربانی شدن توسط این موضوع می توانید برای اعلام اولین پیشنهادهایتان بسیار دقت کنید. اگر طرف مقابل ابتدا پیشنهاد می دهد، شما بهترین گزینه هایتان را در ذهن خود مرور کنید و برای تجدید نظر در صورت لزوم آماده باشید.

8. ارائه چندین پیشنهاد به صورت همزمان

به جای اینکه در یک زمان فقط یک پیشنهاد دهید، در یک زمان یک مجموعه پیشنهاد ارائه کنید. اگر طرف مقابل شما همه آنها را رد می کند، از او بخواهید به شما بگوید کدام یک را بیشتر دوست دارد و چرا؟ سپس برای بهبود پیشنهادتان به تنهایی یا با همفکری همکارانتان تلاش کنید. این استراتژی ارائه چندین پیشنهاد به طور همزمان شانس رسیدن به بن بست را کاهش می دهد و می تواند راه حل های خلاقانه تری را عرضه کند.

9. یک قرارداد مشروط را امتحان کنید

مهارت مذاکره

مذاکره کنندگان غالبا دچار عدم توافق می گردند زیرا در مورد چگونگی عملکرد یک سناریو خاص در طول زمان پروژه اختلاف نظر دارند. در چنین مواردی، یک قرارداد مشروط را پیشنهاد کنید. در اصل، این مشروط سازی چگونگی وقایع آینده را نشان می دهد. به عنوان مثال اگر به ادعای یک پیمانکار شک دارید که آیا می تواند پروژه نوسازی خانه شما را در مدت سه ماه به پایان برساند یا خیر، یک قرارداد مشروط پیشنهاد دهید که او را برای تاخیر جریمه کند یا برای تکمیل زود هنگام پاداش بدهد. اگر او واقعا به ادعاهای خود باور داشته باشد، نباید در پذیرش چنین شرایطی مشکلی داشته باشد.

10. برای اجرا برنامه ریزی کنید

راه دیگر برای دوام طولانی مدت قرارداد شما، قرار دادن نقاط عطف و ایجاد مهلت در قرارداد برای اطمینان از تحقق تعهدات است. همچنین ممکن است شما کتبی موافقت کنید که در فواصل منظم در طول قرارداد برای حضور در جلسه و در صورت لزوم مذاکره مجدد ملاقات کنید. علاوه بر این، اضافه کردن بند حل اختلاف که خواهان استفاده از وساطت یا داوری در صورت بروز اختلاف است می تواند اقدامی عاقلانه باشد.